در بسیاری از دفاتر وکالت، هنوز بخش مهمی از اسناد در قالب فایل PDF، تصویر، اسکن مدارک، قراردادهای قدیمی و نامه‌های تصویری نگهداری می‌شوند. مشکل اینجاست که یک فایل اسکن‌شده لزوماً برای جست‌وجوی متنی آماده نیست و ممکن است وکیل برای پیدا کردن یک نام، تاریخ، مبلغ یا عبارت مشخص مجبور شود صفحه به صفحه آن را بررسی کند. هوش مصنوعی حقوقی ریوال می‌تواند در این نقطه وارد عمل شود و اطلاعات موجود در اسناد تصویری و PDF را به محتوایی قابل جست‌وجو و تحلیل نزدیک کند.
چرا اسناد اسکن‌شده برای وکیل دشوارتر هستند؟
وقتی یک سند به صورت عکس یا اسکن ذخیره می‌شود، اطلاعات آن برای سیستم صرفاً یک تصویر است. به همین دلیل جست‌وجوی ساده در متن فایل ممکن است کار نکند و پیدا کردن یک عبارت مشخص نیازمند مرور دستی صفحات باشد.
در پرونده‌های کوچک این کار شاید قابل انجام باشد، اما زمانی که یک پرونده ده‌ها یا صدها صفحه اسکن داشته باشد، بررسی دستی می‌تواند زمان زیادی مصرف کند. هوش مصنوعی می‌تواند این مرحله را به شکل متفاوتی مدیریت کند.
استخراج متن از سند اسکن‌شده
یکی از نخستین مراحل در تحلیل هوشمند اسناد، تبدیل تصویر به متن است. سامانه می‌تواند نوشته‌های موجود در تصویر را شناسایی و آن‌ها را به متن قابل پردازش تبدیل کند.
پس از استخراج متن، امکان انجام کارهایی مانند جست‌وجوی عبارت، پیدا کردن نام‌ها، شناسایی تاریخ‌ها و دسته‌بندی اطلاعات فراهم می‌شود. در نتیجه سندی که قبلاً فقط به شکل یک تصویر قابل مشاهده بود، می‌تواند به منبعی برای جست‌وجو و تحلیل تبدیل شود.
جست‌وجوی یک عبارت در میان صدها صفحه
فرض کنید یک وکیل به دنبال نام شخص، شماره قرارداد یا تاریخ مشخصی در یک پرونده بزرگ است. در روش سنتی، باید صفحات مختلف بررسی شوند تا عبارت مورد نظر پیدا شود.
وقتی متن اسناد استخراج شده باشد، هوش مصنوعی می‌تواند در پیدا کردن موارد مرتبط کمک کند. این کار باعث می‌شود زمان لازم برای رسیدن به یک اطلاعات مشخص در میان تعداد زیادی سند کاهش پیدا کند.
استخراج نام‌ها، تاریخ‌ها و اعداد
اطلاعات مهم یک پرونده فقط جملات کامل نیستند. نام اشخاص، تاریخ‌ها، مبالغ، شماره‌ها، مشخصات قرارداد و سایر داده‌های کوتاه نیز ممکن است اهمیت زیادی داشته باشند.
هوش مصنوعی می‌تواند این عناصر را از متن استخراج و دسته‌بندی کند. به عنوان مثال، به جای مرور یک قرارداد پنجاه صفحه‌ای، وکیل می‌تواند ابتدا فهرستی از تاریخ‌ها و مبالغ موجود را مشاهده و سپس به متن اصلی مراجعه کند.
اسناد قدیمی و بایگانی‌های حجیم
بعضی دفاتر وکالت سال‌ها آرشیو کاغذی و اسکن‌شده دارند. این آرشیوها معمولاً حاوی اطلاعات ارزشمندی هستند، اما تا زمانی که قابل جست‌وجو نباشند، استفاده از آن‌ها دشوار است.
تبدیل این اسناد به اطلاعات قابل جست‌وجو می‌تواند ارزش آرشیو را افزایش دهد. وکیل می‌تواند به جای باز کردن تک‌تک فایل‌ها، بر اساس موضوع یا عبارت مورد نظر، مجموعه مرتبط‌تری را پیدا کند.
تشخیص بخش‌های مهم داخل یک سند
هوش مصنوعی فقط برای استخراج متن استفاده نمی‌شود. پس از تبدیل تصویر به متن، می‌توان بخش‌هایی مانند عنوان، مشخصات طرفین، موضوع قرارداد، تاریخ‌ها، مبالغ و بندهای قابل توجه را نیز از یکدیگر جدا کرد.
این ساختاردهی می‌تواند باعث شود یک سند طولانی سریع‌تر قابل فهم باشد. البته اطلاعات استخراج‌شده باید با سند اصلی تطبیق داده شوند، زیرا کیفیت اسکن و نوع دست‌خط یا فونت می‌تواند بر نتیجه اثر بگذارد.
مقایسه اطلاعات استخراج‌شده با پرونده
وقتی اطلاعات اسناد به صورت ساختاریافته در اختیار باشد، مقایسه آن‌ها با سایر بخش‌های پرونده نیز آسان‌تر می‌شود. برای مثال می‌توان تاریخ یک قرارداد را با تاریخ ثبت‌شده در یک نامه یا گزارش مقایسه کرد.
این فرایند می‌تواند به پیدا کردن مواردی که ارزش بررسی بیشتری دارند کمک کند و دسترسی وکیل به اطلاعات مرتبط را سریع‌تر نماید.
اسناد دست‌نویس چه وضعیتی دارند؟
استخراج اطلاعات از اسناد دست‌نویس معمولاً از متن‌های چاپی دشوارتر است و کیفیت نتیجه می‌تواند به خوانایی دست‌خط، کیفیت تصویر و نوع سامانه وابسته باشد.
در چنین مواردی نیز هوش مصنوعی می‌تواند برای مرحله اولیه مفید باشد، اما بررسی انسانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. هر داده‌ای که از یک متن دست‌نویس استخراج شده باشد، بهتر است با تصویر اصلی کنترل شود.
کاهش زمان بررسی پرونده‌های اسکن‌شده
یکی از مزیت‌های اصلی این فناوری، کاهش زمانی است که برای پیدا کردن اطلاعات ساده اما پراکنده صرف می‌شود. وکیل می‌تواند ابتدا با جست‌وجوی هوشمند به بخش‌های مرتبط برسد و سپس بررسی دقیق خود را روی همان صفحات انجام دهد.
این روش به‌خصوص در پرونده‌های چندساله، قراردادهای متعدد و آرشیوهای قدیمی می‌تواند کاربرد بیشتری داشته باشد.
آیا استخراج متن از اسکن همیشه بدون خطا است؟
خیر. کیفیت پایین اسکن، کج بودن صفحه، لکه، مهر، دست‌خط، جدول‌های پیچیده یا تصاویر کم‌کیفیت می‌توانند باعث خطا در استخراج متن شوند.
به همین دلیل، اطلاعات استخراج‌شده نباید بدون بررسی مجدد به عنوان متن قطعی سند در نظر گرفته شوند. سند اصلی همچنان مرجع بررسی است و هوش مصنوعی باید نقش ابزار کمکی را داشته باشد.
محرمانگی اسناد حقوقی
اسناد پرونده ممکن است حاوی اطلاعات شخصی، مالی، قراردادی و محرمانه باشند. استفاده از سامانه هوش مصنوعی برای پردازش این اطلاعات باید همراه با توجه جدی به امنیت داده‌ها و کنترل دسترسی باشد.
در یک محیط حرفه‌ای، قابلیت فنی تنها معیار انتخاب ابزار نیست و نحوه نگهداری و مدیریت اطلاعات نیز اهمیت دارد.
نقش ریوال
ریوال در مسیر توسعه هوش مصنوعی حقوقی به دنبال آن است که اسناد واقعی موجود در پرونده نیز وارد چرخه هوشمند شوند. بسیاری از اطلاعات ارزشمند هنوز در فایل‌های PDF و اسکن‌های قدیمی قرار دارند و تا زمانی که قابل جست‌وجو نباشند، دسترسی به آن‌ها دشوار است.
هوش مصنوعی حقوقی ریوال می‌تواند با استخراج و سازمان‌دهی اطلاعات این اسناد، دسترسی سریع‌تر وکیل به نام‌ها، تاریخ‌ها، مبالغ و محتوای مرتبط را ممکن‌تر کند. در این فرایند، سند اصلی همچنان مرجع نهایی بررسی خواهد بود.
آینده اسناد حقوقی هوشمند
با توسعه فناوری، اسناد حقوقی می‌توانند از فایل‌های صرفاً ذخیره‌شده به منابع اطلاعاتی قابل جست‌وجو و تحلیل تبدیل شوند. این تغییر می‌تواند آرشیوهای قدیمی دفاتر وکالت را نیز به یک منبع قابل استفاده برای کار روزمره تبدیل کند.
در چنین مدلی، وکیل دیگر فقط فایل‌ها را باز نمی‌کند؛ بلکه می‌تواند درباره محتوای آن‌ها سؤال بپرسد، اطلاعات مشخصی را پیدا کند و ارتباط میان اسناد مختلف را سریع‌تر بررسی کند.
جمع‌بندی
هوش مصنوعی حقوقی ریوال می‌تواند اسناد اسکن‌شده و PDF را از حالت فایل‌های صرفاً تصویری به اطلاعات قابل جست‌وجو و تحلیل نزدیک کند. استخراج متن، پیدا کردن نام‌ها و تاریخ‌ها، جست‌وجوی عبارت‌های خاص و سازمان‌دهی اطلاعات از جمله کاربردهای این فناوری هستند.
این فرایند به معنی بی‌نیازی از بررسی سند اصلی نیست. هدف، کاهش زمان جست‌وجوی دستی و کمک به وکیل برای رسیدن سریع‌تر به بخش‌های مهم پرونده است؛ یعنی استفاده از هوش مصنوعی برای تبدیل آرشیو اسناد به یک منبع اطلاعاتی کاربردی‌تر.